Date de la dernière mise à jour de la présente politique : 25 avril 2024
La protection des renseignements personnels est importante pour nous. Le Conseil économique de Beauce (CEB) s’engage à respecter les dispositions législatives de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Cette politique explique comment le Conseil économique de Beauce recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels et il s’engage, par le biais de la présente politique, à protéger vos renseignements personnels adéquatement.
Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli est traité de façon sécuritaire. À ce propos, nous vous invitons à consulter notre politique de confidentialité dans laquelle vous trouverez réponse à vos questions. Celle-ci expose la nature des renseignements collectés, les raisons pour lesquelles nous vous demandons de fournir des renseignements personnels, l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels et les mesures de sécurité propres à assurer leur protection.
L’expression « renseignements personnels » s’entend de toute information vous concernant permettant, directement ou indirectement, de vous identifier. De façon générale, les informations personnelles n’incluent pas les coordonnées professionnelles, telles que le nom, le titre ou le poste, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone ou le télécopieur professionnel. Au cours de votre relation avec le Conseil économique de Beauce, soit par le biais de notre site web ou lorsque vous entrez en contact avec nous par téléphone, courriel ou autre, il peut vous être demandé de fournir certains renseignements personnels tels que votre nom, vos adresses électronique et postale, numéro de téléphone, fonction, nom de l’entreprise, date de naissance, pièce d’identité, données financières, comme de l’information relative à un paiement, historiques de transactions, informations de paiement ou des coordonnées bancaires; situation sociale ou familiale, statut de citoyenneté, âge, genre, ethnicité, des renseignements relatifs au recrutement, comme le contenu d’un curriculum vitae, tels des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels et tout autre renseignement personnel que vous pouvez nous donner de temps à autre. Également, lors de vos visites sur notre site web, certaines informations peuvent être collectées par le biais de fichiers journaux (« log files ») tels que le système d’exploitation, les appareils utilisés, pages visitées, date et heure de connexion, navigateur web utilisé, etc.
Dans la mesure du possible, le Conseil économique de Beauce collectera les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Dans l’éventualité que vous nous fournissiez des renseignements sur une autre personne, vous devez vous assurer d’avoir obtenu le consentement à une telle communication de renseignements. En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous consentez à ce que le Conseil économique de Beauce puisse les collecter, les utiliser et les partager conformément à ce qui est prévu à la présente politique.
Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. Le consentement doit être manifeste, libre et éclairé et être donné à des fins spécifiques.
Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont identifiées ci-dessous. Si vous refusez de fournir certains renseignements personnels, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir nos services ou produits puisque certains renseignements sont essentiels dans le cadre de la relation d’affaires que nous entretenons avec vous.
Nous nous efforçons de limiter la quantité d’informations personnelles que nous collectons, utilisons et partageons uniquement à celles nécessaires et appropriées aux fins identifiées préalablement à la collecte, à moins que la loi nous autorise à les traiter autrement. Dans l’éventualité que nous devions utiliser ou divulguer vos informations personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous nous engageons à obtenir préalablement votre consentement.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et gérons ces renseignements, telle que décrite à la présente politique.
Nous pourrions notamment être amenés à recueillir vos renseignements personnels dans les situations suivantes, si applicables :
Nous collectons des renseignements personnels pour répondre à vos demandes et pour vous offrir nos services dans le but de compléter le dossier adéquatement. De plus, nous les collectons pour la conduite de nos affaires ainsi que pour l’administration et l’exécution de nos services.
Si nous utilisons vos renseignements personnels dans d’autres contextes que ceux mentionnés dans cette politique de confidentialité ou encore ceux permis par les lois applicables, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir avant qu’une action ne soit prise.
Nous pourrions être amenés à communiquer vos renseignements à des fournisseurs de services avec lesquels nous faisons affaire. Toutefois, nous utilisons des moyens contractuels et autres pour fournir un niveau comparable de protection à celle que mise en place au sein de notre organisation.
Nos prestataires de services s’engagent par le biais d’ententes de confidentialité avec nous à protéger vos informations personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. Également, nos prestataires de services ne sont pas autorisés à communiquer vos renseignements personnels à des tiers. Il est également possible que ces prestataires de services conservent vos informations à l’extérieur du Québec.
Vos informations personnelles ne seront pas utilisées ni divulguées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, en accord avec notre politique actuelle, sauf si vous donnez votre consentement ou si la loi l'exige ou le permet. Plus précisément, si un renseignement personnel sensible vous concernant est utilisé à des fins différentes de celles initialement prévues, vous serez informé et aurez l'opportunité de donner votre consentement explicite avant toute utilisation de ce type. En dehors des utilisations autorisées par notre politique ou la loi, nous nous engageons à ne pas divulguer, vendre, ni céder vos informations à des tiers ni à les échanger avec des tiers
L’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés du Conseil économique de Beauce et représentants de ce dernier qui doivent connaître les informations pour exercer leurs fonctions. Au surplus, les renseignements concernés doivent être nécessaires à l’exercice des fonctions de l’employé ou à l’exécution de son mandat.
Nous nous efforçons de maintenir des mesures de protection matérielles, techniques et administratives raisonnables et selon les normes généralement acceptées dans le secteur afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation sans autorisation. À titre d’exemple, les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé et les personnes qui travaillent pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité intégrant les dernières innovations technologiques afin d’assurer la confidentialité. Toutefois, puisqu’aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour communiquer des renseignements personnels. Vous reconnaissez que les communications par courrier électronique non protégées sur Internet peuvent être interceptées ou altérées. De ce fait, nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels que vous transmettez, ni à l'égard de leur utilisation ou de leur mauvaise utilisation par vous ou des tiers. Vous devez également faire preuve de prudence et diligence dans le traitement et la divulgation de vos renseignements personnels.
Dans l’éventualité de la survenance d’un incident de confidentialité, nous prendrons les mesures requises pour minimiser les risques qu’un préjudice soit causé et nous nous conformerons aux obligations de la loi applicable. Plus précisément, nous vous aviserons dans la mesure où la loi l’exige si un incident de confidentialité s’est produit et qu’il concerne vos renseignements personnels.
Vos renseignements personnels se trouvent en tout temps au Québec. Lorsque les fins, auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé, ont été accomplies, ceux-ci sont détruits ou anonymisés sous réserve du délai de conservation prévu par la loi, et ce, conformément à la présente politique ou pour se conformer aux exigences des lois applicables.
Une fois le délai de conservation expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels, par des moyens sécuritaires selon les meilleures pratiques applicables, et ce, de manière définitive.
Un renseignement personnel peut être anonymisé lorsqu’il est raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement une personne. La conservation des renseignements anonymisés est conditionnelle à leur utilisation à des fins sérieuses ou légitimes. La destruction des renseignements est utilisée en tout temps. L’anonymisation sera possible exceptionnellement et à des fins précises seulement.
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels et/ou à des renseignements sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels désigné à la section suivante, et ce, par écrit. Voici les droits que vous pouvez exercer :
Vous pouvez également aider le Conseil économique de Beauce à maintenir l’exactitude de vos renseignements en l’informant de tous changements relatifs à vos renseignements personnels.
Vous pouvez nous adresser vos questions, inquiétudes, plaintes et demandes relatives à la présente politique de confidentialité en communiquant avec Mme Marie-Claude Martineau, responsable de la protection des renseignements personnels, au 418 228-8123, poste 101 ou par courriel à mc.martineau@cebeauce.com.
Vous pouvez également communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels qui relativement à la section précédente. Sachez toutefois que nous ne pourrons considérer une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels que si elle est faite par écrit, par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, conformément aux lois applicables.
Dans tous les cas, nous nous engageons à communiquer avec vous au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de votre demande.
La présente politique peut être modifiée par le Conseil économique de Beauce de temps à autre, et à son entière discrétion sans préavis. La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont régies selon la dernière version de la présente politique en vigueur.
